Was sind eigentlich Auftragsverarbeiter und was sollte in Ihrem Vertrag stehen? Eine klare Übersicht, kein Beamten-Deutsch… versprochen!
Vielleicht sind Sie schon mal über sogenannte Auftragsverarbeiter bzw. den Begriff „data processor“ gestolpert und haben sich gefragt, wofür der eigentlich zuständig ist? Das erfahren Sie in folgendem Artikel!
Was ist ein Auftragsverarbeiter?
Wenn Sie einen Auftragsverarbeiter engagieren, verarbeitet er für Sie personenbezogene Daten. Auftragsverarbeiter können zum Beispiel Cloud-Anbieter, Druckereien, Aktenvernichter, Newsletter-Plugins, Hosting Dienstleister usw. sein. Eine detaillierte Liste finden Sie hier. Also wie der Name schon sagt: Personen (natürliche Person) oder Firmen (juristische Person), die Ihre (wichtig!) Daten in Ihrem Auftrag (nochmal wichtig!) verarbeiten.
Was ist eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung?
Wenn sie also identifiziert haben, dass Sie mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, was dann? Sie brauchen Sicherheiten und Garantien, dass Ihr Auftragsverarbeiter mit Ihren Daten (also die Ihrer Kunden bzw. Mitarbeiter) datenschutzkonform umgeht. Und wie geht das? Mit einem Vertrag bzw. einer Vereinbarung!
Und was sollte in diesem Vertrag enthalten sein? Dafür haben wir Ihnen eine Checkliste vorbereitet. Die Checkliste können Sie bei jedem Vertrag als Blaupause verwenden. So sind Sie sich immer sicher, dass Ihre Verträge niet- und nagelfest sind! Eine Checkliste finden Sie hier.
Ein wichtiger Bestandteil des Vertrags und eine wichtige Voraussetzung ist zum Beispiel, dass Ihr Auftragsverarbeiter Ihnen die Sicherheit für die sogenannten „TOMs – technischen und organisatorischen Maßnahmen“ geben kann. Diese Maßnahmen sind Grundvoraussetzung für eine datenschutzkonforme Arbeitsweise. Und Achtung! Kann Ihr Partner Ihnen diese Sicherheiten nicht garantieren, haften Sie dafür! Denn Ihnen gehören die Daten.
Was ist bei der Auswahl sonst noch wichtig?
Beachten Sie vor allem auch, dass Sie mit einem renommierten Auftragsverarbeiter zusammenarbeiten, da Sie dann nicht nur sicher sein können, dass die Arbeit sorgfältig erledigt wird, sondern vor allem Ihre Kunden auch Vertrauen in Sie und Ihr Unternehmen stecken. Diese wissen dann, mit welchem Auftragsverarbeiter Sie arbeiten und können sich somit ein eigenes Bild darüber machen, was sich positiv auf Ihren Unternehmenserfolg auszahlen kann. Das kann sich natürlich auch in die andere Richtung wenden. Also: Augen auf bei der Partnerwahl…
