Typische Speicherdauer: diese Löschfristen sollten Sie jetzt beachten!
Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen bereits datenschutzkonform aufgestellt haben und sich jetzt fragen, wie lange Sie Daten speichern dürfen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, was es bei verschiedenen Datenkategorien hinsichtlich der Löschfristen zu beachten gilt. Dazu später mehr.
Bedeutung von Löschfristen
Beginnen wir doch erstmal mit der Bedeutung von Löschfristen im Zusammenhang mit der DSGVO. Im Laufe Ihres Daseins werden wichtige Daten von Ihrem Unternehmen, Ihren Kunden, Ihnen und Ihren Mitarbeitenden gespeichert. Diese Daten müssen von Ihnen sorgfältig archiviert und gepflegt werden. Für die Aufräum-Freaks unter Ihnen gibt’s aber auch gute Nachrichten: Daten, die die für geschäftliche Prozesse nicht mehr gebraucht werden, sollten umgehend gelöscht werden, um den Missbrauch von Unbefugten entgegenzuwirken.
Welche Löschfristen gibt es?
Wichtig ist jedoch, dass Sie die Individualität der Daten verstehen. Das heißt konkret, dass nicht alle Daten den gleichen Löschfristen unterliegen. Seien Sie also vorsichtig damit, was Sie löschen und was nicht!
Laut der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange archiviert werden, wie diese für Prozesse innerhalb des Unternehmens notwendig sind. Dennoch muss man im diesem Zusammenhang prüfen, welchen gesetzlichen Vorgaben die Daten unterliegen. Prüfe also genau die gesetzliche Aufbewahrungsfrist!
Was gibt es sonst noch zu beachten?
Neben dem Löschen ist auch noch die Dokumentation des Löschens wichtig. „Tue Gutes und sprich darüber“ – oder so ähnlich. Wenn Sie die DSGVO- und gesetzlichen Löschfristen einhalten, ist das super. Aber sind wir mal ehrlich: das weiß nach 10 Jahren keiner mehr. Deswegen schlagen wir folgendes vor: Setzen Sie sich in Ihrem Kalender am Anfang oder Ende jeden Quartals (je nachdem wann’s bei Ihnen ruhiger ist – I know, ruhiger? Was ist das denn?!) eine Aufgabe / First / Reminder / task (was auch immer). Dann können Sie in eine Tabelle alle Daten eintragen, die Sie im Unternehmen verarbeiten, diejenige Person, die für den Prozess im Unternehmen verantwortlich ist und das Datum, wann gelöscht wurde. Das irgendwo datenschutzkonform und rechtssicher abspeichern… e voila! Wenn Sie dafür ein Muster brauchen, dann melde dich hier info@perfekter-datenschutz.de oder benutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Webseite. Wir schicken Ihnen auch gerne regelmäßig wichtigste, aktuelle und rechtssichere Musterdokumente zu. Darunter das sogenannte Löschkonzept.
Natürlich haben wir bereits für Sie eine Liste angefertigt, in der ein paar interessante Daten und die dazugehörigen Löschfristen angeben werden.
3 Jahre (Details: Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers)
2 Jahre (ArbZG) (Details: Löschung nach 2 Jahren. Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise gem. §16 Abs. 2S. 2 ArbZG)
2 Jahre (ArbZG) (Details: Löschung nach 2 Jahren. Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise gem. §16 Abs. 2S. 2 ArbZG)
2 Jahre (ArbZG) (Details: Löschung nach 2 Jahren. Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise gem. §16 Abs. 2S. 2 ArbZG)
7 Tage (IP-Daten) (Details: Löschung oder Anonymisierung nach 7 Tagen, sofern keine gesonderte Einwilligung oder Rechtsgrundlage (z.B. Vorratsdatenspeicherung) vorliegt.)
6 Monate (Bewerbung) (Details: Löschung nach 6 Monaten (sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt). Aufbewahrungsfrist von 2 Monaten gem. § 21 Abs. 5 AGG plus vertretbarer Bearbeitungszeit.)
3 Jahre (Details: Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers)
3 Jahre (Details: Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers)
4 Jahre zum Ende des Kalenderjahres, § 6 AAG
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.) 10 Jahre (Bilanzen, etc.) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 257 Abs. 1 Nr. 1 + 4 HGB. Gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, (Konzern-) Jahresabschlüsse, (Konzern-) Lageberichte, Buchungsbelege.) 3 Jahre (Details: Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers)
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.)
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.)
Bis Widerruf durch den Betroffenen
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.)
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.)
10 Jahre (AO) (Details: Löschung nach 10 Jahren. Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO für steuerlich relevante Unterlagen.)
Ohne Vorfall werden die Videodaten nach 72 Stunden gelöscht.
