Datenschutzkonformes Verhalten von Mitarbeitenden ist wichtig, weil es den Schutz persönlicher Daten und damit die Privatsphäre der betroffenen Personen sicherstellt. Deswegen findest du unten DSGVO-Tipps. Hier sind zunächst einige Gründe, warum es wichtig ist DSGVO-konform zu handeln:
- Gesetzliche Anforderungen: In vielen Ländern gibt es Gesetze, die den Schutz von persönlichen Daten regeln, und das Unternehmen muss diese Gesetze einhalten, um Strafen und negative Publicity zu vermeiden.
- Vertrauensbildung: Ein datenschutzkonformes Verhalten von Mitarbeitern stärkt das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner in das Unternehmen.
- Schutz von sensiblen Daten: Sensible Daten, wie Finanzdaten, medizinische Daten oder Daten von Kindern, müssen besonders geschützt werden, um deren Privatsphäre zu schützen.
- Vermeidung von Datenschutzverletzungen: Ein datenschutzkonformes Verhalten hilft, Datenschutzverletzungen zu vermeiden, die zu hohen Kosten, rechtlichen Problemen und Imageschäden führen können.
- Förderung einer sicheren Arbeitsumgebung: Ein datenschutzkonformes Verhalten fördert eine sichere Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter und Unternehmen vor möglichen Bedrohungen wie Hackerangriffen oder Datendiebstahl geschützt sind.
Indem Mitarbeiter datenschutzkonform handeln, leisten sie einen wichtigen Beitrag zum Schutz der Privatsphäre und sichern den Erfolg des Unternehmens. Daher haben wir folgende DSGVO-Tipps zusammengetragen.
Dazu zählen verschiedene Dinge, auf die während des Arbeitstages geachtet werden sollte. In diesem YouTube Video lernst du Tipps und Tricks, um am Arbeitsplatz DSGVO-konform zu handeln.
Praktische DSGVO-Tipps: Was kann ich als Mitarbeiter tun?
Im Büroalltag gibt es einige wichtige Tipps, die Du beachten solltest, um datenschutzkonform zu handeln:
Clean Desk Policy: man sollte darauf achten, dass der Schreibtisch frei von personenbezogenen Daten ist, wenn man diesen nur kurz verlässt oder in den Feierabend geht. Hier steht also die „Clean Desk Policy“ im Vordergrund. Damit vermeidest du nicht nur Datenpannen, sondern schützt auch noch personenbezogene Daten. Sollte das Büro im Laufe des Arbeitstages auch von vielen Menschen besucht werden, so ist es dabei wichtig, dass diese Personen keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben, die vielleicht bei dir am Tisch liegen.
Zugriffsberechtigungen: Stelle sicher, dass nur diejenigen Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Daten haben, die diesen Zugang tatsächlich benötigen.
Passwortsicherheit: Verwende starke und einzigartige Passwörter und aktualisiere diese regelmäßig.
Datensicherung: Sichere wichtige Daten regelmäßig und stelle sicher, dass die Datensicherung sicher verwahrt wird.
Dispositionsverfahren: Verfüge über ein Verfahren zur ordnungsgemäßen Entsorgung von Papieren und elektronischen Geräten, die Daten enthalten.
Informationssicherheit: Schule Deine Mitarbeiter in Bezug auf Informationssicherheit und datenschutzkonformes Verhalten.
Überwachung: Überwache Deine Netzwerke und Systeme auf mögliche Sicherheitsverletzungen und reagiere sofort, wenn eine Verletzung entdeckt wird.
Datenschutzrichtlinien: Überprüfe regelmäßig Deine Datenschutzrichtlinien und stelle sicher, dass sie aktuell und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Datenkonformes Telefonieren: Zudem ist es bedeutsam zu erwähnen, dass keine Auskünfte über personenbezogene Daten am Telefon gegeben werden dürfen, solange diese beispielsweise nicht mit der Adresse und dem Namen, sowie dem Geburtsdatum der Person am Telefon, abgeglichen werden.
Verschlüsselter Versand von Mails: Sofern Mails mit vertrauenswürdigen Inhalten verschickt werden, sollten zum Beispiel Excel-Dateien, die personenbezogene Daten beinhalten, mit einem Passwort geschützt werden. Damit garantiert man die Sicherheit dieser.
Datenschutzkonforme Gestaltung von Prozessen: Zuletzt ist es wichtig zu erwähnen, dass wenn neue Prozesse implementiert werden, es wichtig ist, sich vorher konkret zu informieren, welche Datenschutzgrundlagen angewandt werden müssen. Ein Beispiel dafür wäre das Einführen eines Bewerbungsprozesses. Dabei muss auf die anschließende Löschung der Daten von Bewerbern geachtet werden.
Als Mitarbeitender kannst du außerdem folgende Fehler vermeiden, um Datenschutzverstöße zu umgehen:
- Unbefugter Zugriff: Vermeide den unbefugten Zugriff auf sensible Daten, auch wenn Du dazu berechtigt bist.
- Unsicheres Speichern: Speichere sensible Daten sicher und vermeide das Speichern auf ungesicherten Geräten oder in unsicheren Clouds.
- Weitergabe: Weise andere nicht berechtigte Personen nicht an, Daten zu übertragen oder weiterzugeben.
- Verlust oder Diebstahl: Vermeide den Verlust oder Diebstahl von Geräten, die sensible Daten enthalten.
- Unsichere Netzwerke: Vermeide das Übertragen von sensiblen Daten über unsichere Netzwerke, wie öffentliche Wi-Fi-Netzwerke.
- Schlechte Passwortpraktiken: Vermeide schlechte Passwortpraktiken wie das Verwenden einfacher oder wiederverwendeter Passwörter.
- Ignoranz gegenüber Datenschutzrichtlinien: Ignoriere nicht die Datenschutzrichtlinien Deines Unternehmens und stelle sicher, dass Du diese verstehst und einhältst.
Brauchst du bei einem der Punkte oben unsere Hilfe, zum Beispiel beim Schulen deiner Mitarbeitenden. Dann melde dich gerne bei uns unter info@perfekter-datenschutz.de oder über das Kontaktformular auf www.perfekter-datenschutz.de.
